Pec, qual è il valore legale degli allegati: cosa dice la Cassazione

La sentenza n. 28452/2024 delle Sezioni Unite della Corte di Cassazione offre l’occasione per un chiarimento fondamentale sul valore probatorio degli allegati trasmessi via PEC, ponendo particolare attenzione all’evoluzione dei sistemi di notifica digitale e integrando il panorama con le normative europee eIDAS sulle REM (Registered Electronic Mail) qualificate, nonché con le

Quadro normativo italiano: valore probatorio e limiti della PEC

La Corte di Cassazione ha ribadito che la trasmissione di un documento tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) non si perfeziona senza il rilascio della Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC). Ciò vale anche nel caso in cui il destinatario non riceva il messaggio per motivi a lui imputabili, come ad esempio una casella piena.

La RdAC è, quindi, requisito essenziale e senza questa la notifica non può dirsi validamente effettuata, estendendo tale presupposto anche agli allegati contenuti nel messaggio PEC.

Questo orientamento si fonda sull’articolo 3-bis della Legge n. 53/1994, nonché sull’articolo 18, comma 6, del D.M. 44/2011, che prescrive la certezza della consegna anche degli allegati, pena la nullità della notifica. La giurisprudenza precedente, come la Cassazione n. 15035/2016, aveva già evidenziato come la ricevuta costituisca una prova documentale della trasmissione con valore tecnico-formale.

Dottrina e principio della disponibilità informatica

La dottrina più autorevole sottolinea l’importanza che il destinatario abbia effettiva disponibilità informatica del documento trasmesso.

La mera attestazione di invio non è sufficiente; è necessario dimostrare che il file allegato sia accessibile, integro e non alterato. Questo aspetto è fondamentale per garantire la tutela del diritto di difesa e la certezza giuridica dei documenti trasmessi digitalmente.

Inoltre, è buona prassi conservare sia il messaggio PEC completo di allegati sia le ricevute nel loro formato originale, per poter sempre ricostruire il flusso di trasmissione e assicurare la tracciabilità conforme alla normativa tecnica vigente.

Dall’analisi della sentenza emergono le seguenti principali implicazioni:

• Esclusione del perfezionamento senza RdAC: la notificazione si considera perfezionata solo in presenza della Ricevuta di Avvenuta Consegna.

L’assenza di tale ricevuta, anche se dovuta all’incapacità del destinatario di riceverla, fa venir meno la validità della notifica.

• Responsabilità del notificante: il soggetto che effettua la notifica ha l’obbligo di verificare l’avvenuta consegna tramite RdAC e, in caso di mancato ricevimento, deve reiterare tempestivamente la notifica per evitare la decadenza del termine utile per l’atto.
• Non automatismo della notifica: la sentenza mette fine all’idea che la notifica possa perfezionarsi meccanicamente con il semplice invio del messaggio, anche se il destinatario non collabora; ciò tutela il diritto alla difesa e definisce chiaramente le responsabilità nella gestione delle caselle PEC.
• Proroga di applicazione della disciplina: pur essendo rinviata al 31 dicembre 2024 l’entrata in vigore della riforma legislativa prevista dal d.lgs. 149/2022 che modifica la disciplina delle notifiche PEC, la sentenza fornisce un principio-guida prioritario per l’interpretazione corretta della disciplina vigente fino a tale data.

Normativa europea e ruolo delle REM qualificate

La sentenza si inserisce in un contesto normativo europeo che, attraverso il Regolamento eIDAS, disciplina la validità giuridica delle comunicazioni elettroniche.

Le REM qualificate (Registered Electronic Mail) sono un sistema di posta elettronica certificata con requisiti tecnici e organizzativi più stringenti, garantendo interoperabilità e valore legale superiore regolate, a livello europeo, con il Regolamento eIDAS (Reg. UE 910/2014 e la recente revisione nota come “eIDAS 2.0”) disciplina la REM (Registered Electronic Mail) e i servizi fiduciari qualificati, tra cui le notifiche elettroniche e la conservazione a lungo termine (“long preservation”).

La REM qualificata (QERDS – Qualified Electronic Registered Delivery Service) garantisce, oltre all’identificazione delle parti, anche la data e l’ora certe e la non alterabilità, fornendo un quadro probatorio rafforzato.

L’art. 44 del Regolamento eIDAS, e le regole ETSI a cui i servizi REM si conformano, prevedono:

• Prove opponibili per tutte le parti della trasmissione, compresi gli allegati.
• Validità delle ricevute come “evidence” della trasmissione e ricezione, ammissibile in tutta l’Unione.
• Conservazione digitale qualificata per mantenere il valore giuridico del documento negli anni (“qualified e-archiving” per le firme, sigilli e documenti informatici).

Questi sistemi rappresentano un punto d’incontro tra sicurezza informatica e validità probatoria, particolarmente rilevante per la conservazione digitale a lungo termine (long preservation), che assicura integrità e leggibilità nel tempo dei documenti.

Long preservation, conservazione qualificata e la compliance

Il nuovo eIDAS 2.0 impone che la conservazione qualificata (qualified e-archiving) protegga la validità giuridica dei documenti digitali per tutto il periodo necessario ai fini probatori, anche a distanza di molti anni. Ciò è valido sia per prove interne (entro lo Stato) sia transfrontaliere, armonizzando il valore legale in tutta l’UE e prevenendo fenomeni di obsolescenza tecnica.

È obbligo per gli avvocati e gli operatori professionali attivarsi per monitorare e acquisire la RdAC e, in caso di mancata ricezione, procedere con nuove notifiche o strumenti alternativi entro termini di legge. In presenza di casella piena o altri problemi tecnici imputabili al destinatario, la sentenza precisa che l’onere della regolarizzazione ricade sul notificante che deve attivarsi per evitare la decadenza dei termini.

La sentenza rappresenta un richiamo all’importanza della gestione virtuosa delle caselle PEC da parte dei destinatari, ma senza scaricare sul notificante l’onere di una comunicazione virtualmente impossibile.

Gli aspetti di giurisprudenza

Sul piano giurisprudenziale, il pronunciamento mette ordine in un contesto di contrasto e discrimine tra interpretazioni più permissive e altre più restrittive, suggerendo un approccio rigoroso e garantista, orientato alla certezza del diritto e tutela della parte notificata. Pertanto, per garantire la conformità e la robustezza probatoria delle notifiche digitali, si consiglia di:

• Conservare i messaggi PEC e le relative ricevute nel formato originale, preferibilmente in ambienti di conservazione digitale certificata conformi alle linee guida AgID.
• Utilizzare strumenti che consentano di verificare l’autenticità, l’integrità e il corretto recapito degli allegati.
• Monitorare costantemente l’esito delle notifiche, predisponendo tempestivamente azioni correttive in caso di mancata consegna.

Prospettive di evoluzione normativa

La Cassazione (sent. 28452/2024) attesta la centralità della RdAC come unico mezzo per attribuire valore probatorio agli allegati notificati via PEC, ponendosi in linea con la dottrina e con il regolamento europeo eIDAS sulle informazioni digitali.

I servizi REM qualificati e la long preservation rappresentano la soluzione d’eccellenza per la certezza del diritto, l’opponibilità e la conservazione nel tempo di atti digitali e, per i professionisti e le imprese, costituiscono il riferimento verso cui puntare per garantire validità ed efficacia alle proprie comunicazioni digitali.

Il rinvio dell’entrata in vigore del d.lgs. 149/2022 lascia aperto il tema di una riforma integrale della disciplina delle notifiche via PEC. La nuova normativa dovrebbe rafforzare la certezza giuridica e semplificare i processi, anche in vista di una maggiore diffusione degli strumenti REM qualificati e dell’allineamento con il quadro europeo.

Autore del post: Agenda Digitale Fonte: https://www.agendadigitale.eu/ Continua la lettura su: https://www.agendadigitale.eu/documenti/pec-qual-e-il-valore-legale-degli-allegati-cosa-dice-la-cassazione/